Monitoring

Een bedrijf dat de AEO-status heeft verkregen, heeft ook het self-assessment uitgevoerd. De basis van dit self-assessment zijn de eigen procedures en interne beheersmaatregelen. Voor elke bedrijf dat de AEO-status de afgelopen jaren heeft aangevraagd, of dat nu in 2013 is of in 2008 was, geldt dat de bestuurder die het aanvraagformulier heeft ondertekend, heeft bevestigd dat hij niet alleen het AEO-self-assesment heeft uitgevoerd, maar ook interne controlemaatregelen heeft genomen om te voldoen aan de wettelijke voorwaarden. Daarnaast heeft de bestuurder verklaard dat hij na de afgifte op eigen initiatief wijzigingen zal doorgeven en tevens regelmatig zal vaststellen of hij nog aan de AEO-voorwaarden voldoet.

De vraag is hoeveel bedrijven zich bewust zijn van de vereisten in dit kader en daar tevens, op de juiste wijze, op acteren. De praktijk is in ieder geval, zo merken wij, vaak weerbarstig. Slechts een beperkte groep van bedrijven beschikt over maatregelen of een control framework waarbinnen procedures in het kader van douane en AEO kunnen worden geïmplementeerd.

Monitoring is echter geen vrijwillige activiteit maar een verplichting. Het moet onderdeel zijn van het eigen interne beheersingssysteem en de AEO moet kunnen aantonen dat en op welke wijze de controles zijn uitgevoerd. Vervolgens is natuurlijk ook van belang dat de resultaten moeten zijn vastgelegd en getoond kunnen worden.

Interne controles, interne audits en een externe audit; geen overbodige luxe om vast te stellen of het bedrijf “in control” is. Wordt de controller of de managing director door iedereen tijdig en volledig geïnformeerd over wijzigingen in de AO/IB? Of van incidenten in de douaneformaliteiten of veiligheidsincidenten? Zijn de procedures ooit nog een keer geactualiseerd of getoetst op de daadwerkelijke implementatie of uitvoering ervan?

Allemaal vragen die relevant zijn in het kader van het behoud van de AEO-status en waarvoor het nu de hoogste tijd wordt om een integrale en gestructureerde aanpak te kiezen. Een aanpak die moet resulteren in een AEO-Control Framework waarbij de diverse maatregelen waarborgen dat de AEO “in control” is en blijft.

Copyright © 2017 Customs Knowledge. Zie ook onze Algemene voorwaarden Customs Knowledge BV en disclaimer.